Gestión de trámites notariales

El trámite es el asunto y el instrumento es el expediente

Compraventa, donación, testamento, poder general o especial, constitución de sociedades y actas de asamblea, protocolización, fe de hechos, cotejo y certificación, cancelación de hipoteca, adjudicación por herencia, régimen de condominio y fideicomiso.

Cada instrumento guarda su número de escritura, la notaría, el libro y los folios, y el folio real cuando se inscribe. El expediente interno de requisitos vive al lado, en el mismo asunto.

Los requisitos, como lista que se va tachando

Identificaciones, CURP y RFC, acta de matrimonio, escritura antecedente, certificado de libertad de gravamen, avalúo, constancias de no adeudo, uso de suelo. Cada requisito se registra como tarea del trámite, con responsable y fecha, y se marca al cumplirse. Lo que falta se ve en el asunto, no en un correo que alguien tiene que recordar.

Lo que viene después de la firma

El pago de impuestos y derechos, la inscripción en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, los avisos que correspondan y la entrega del testimonio. Todo eso son vencimientos del asunto, con su fecha y responsable, porque es donde se acumulan los pendientes de una notaría.

Cobro y expediente, en el mismo sitio

Lo cotizado, lo cobrado y lo pendiente de cada trámite, junto al instrumento al que corresponde, para que cerrar el mes no signifique cruzar dos listas distintas.